In der Kolumne Steuern auf den Punkt informiert die concepta Steuerberatungsgesellschaft mbH über die No-Show-Kosten bei Betriebsveranstaltungen.
No-Show-Kosten bei Betriebsveranstaltungen
Kostenfreie Angebote an Arbeitnehmer verbessern nicht nur das Betriebsklima, sondern auch die Laune beim Finanzamt. Schließlich sind auch Zuwendungen an Mitarbeiter steuerpflichtig. Streitig ist die Berechnung der steuerlichen Bemessungsgrundlage. Vorteile, die einem Arbeitnehmer aufgrund des Arbeitsverhältnisses zugewendet werden, sind grundsätzlich steuerpflichtig. Neben der privaten Nutzung eines Firmenwagens oder dem kostenlosen Mittagessen in der Kantine begründet auch die Teilnahme an einer betrieblichen Veranstaltung einen geldwerten Vorteil. Für die Berechnung der steuerlichen Bemessungsgrundlage hat der Gesetzgeber einige Vereinfachungsregeln in petto. Organisiert der Arbeitgeber hingegen eine betriebliche Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter, wie zum Beispiel einen Betriebsausflug oder die Weihnachtsfeier, wird die Berechnung ungleich komplizierter. In einem ersten Schritt sind sämtliche Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, die für den äußeren Rahmen der Veranstaltung anfallen, aufzuaddieren. Hierzu gehören neben den personenbezogenen Aufwendungen für Speisen, Getränke, Übernachtung und Eintrittskarten auch die allgemeinen Kosten für Raummiete, Musik, künstlerischer Darbietungen und die arbeitgeberseitig organisierte Anreise zum Veranstaltungsort. Die Selbstkosten des Arbeitgebers, also beispielsweise die Lohnkosten für die arbeitnehmerseitig organisierte Veranstaltungsplanung, sind hingegen nicht miteinzubeziehen. Für die Berechnung des geldwerten Vorteils je Arbeitnehmer sind die Veranstaltungskosten in einem zweiten Schritt auf die Teilnehmer und deren Begleitungen aufzuteilen. In der Praxis übersteigt die – für die Veranstaltungs- und Kostenplanung maßgebliche – Anzahl der Anmeldungen regelmäßig die Anzahl der Teilnehmer. Entsprechend häufig streitet man sich mit dem Finanzamt über das Schicksal der Kosten, die auf die angemeldeten aber nicht teilnehmenden Personen entfallen. Die auf die Begleitpersonen entfallenden Kosten werden übrigens den zugehörigen Arbeitnehmern zugeordnet und erhöhen deren geldwerten Vorteil. Positiv zu sehen ist, dass der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer einen Freibetrag zugesteht: Sofern der geldwerte Vorteil je Betriebsveranstaltung und Arbeitnehmer 110 Euro nicht übersteigt, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der den Freibetrag übersteigende Vorteil stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar und unterliegt grundsätzlich der tariflichen Einkommensteuer. Allerdings gilt der Freibetrag nur für Betriebsveranstaltungen, die entweder allen Mitarbeitenden des Betriebs oder einer bestimmten Betriebs- oder Organisationseinheit offenstehen. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr Veranstaltungen teil, kann der Freibetrag frei zugeordnet werden.
Beispiel
Für das arbeitgeberseitig organisierte Sommerfest haben sich 60 Arbeitnehmer und 20 Begleitpersonen angemeldet. Die Gesamtkosten der Veranstaltung betragen 8.400 Euro. Würden alle angemeldeten Personen erscheinen, betrüge die Zuwendung je Teilnehmer 105 Euro. Nach Anwendung des Freibetrags verbleibt für die 40 Arbeitnehmer ohne Begleitperson kein und für die 20 Arbeitnehmer mit Begleitperson ein geldwerter Vorteil von 100 Euro. Erscheinen jedoch tatsächlich nur 50 Arbeitnehmer und 10 Begleitpersonen zur Veranstaltung, betrüge die Zuwendung je Teilnehmer 140 Euro. Nach Anwendung des Freibetrags verbleibt für die 40 Arbeitnehmer ohne Begleitperson ein geldwerter Vorteil von 30 Euro und für die 10 Arbeitnehmer mit Begleitperson von 170 Euro
