Im Newsletter März 2017 des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft, Unternehmerverband Deutschlands e.V., (BVMW) informiert das SteuerbüroKrauß in der Kolumne Steuern auf den Punkt über die notwendigen Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Kassenführung.
Ordnungsgemäße Kassenführung
Ab dem 1.1.2017 müssen die über Registrierkassen abgerechneten Geschäftsvorfälle für steuerliche Zwecke einzeln und elektronisch aufgezeichnet werden und für die Überprüfung durch das Finanzamt jederzeit verfügbar sein. Insbesondere die Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten sind in der Registrierkasse oder in einem externen digitalen Speichermedium (z.B. USB-Stick) zehn Jahre vorzuhalten. Darüber hinaus sind auch die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen (z.B. Bedienungsanleitung) aufzubewahren. Registrierkassensysteme, die die zuvor genannten Anforderungen nicht erfüllen, dürfen nicht mehr verwendet werden.
Mittelständischen Unternehmen ist unbedingt anzuraten, ihre Registrierkassensysteme – sofern noch nicht geschehen – an die geltende Rechtslage anzupassen. Die Finanzbehörden kontrollieren in Außenprüfungen oder Nachschauen verstärkt, ob die prüfungsrelevanten Datenbestände vollumfänglich aufbewahrt und zur Verfügung gestellt werden. Bei Verstößen ist mit einer Nicht-Anerkennung der vorgelegten Unterlagen und einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, insbesondere der Hinzuschätzung von Umsatzerlösen, zu rechnen.
Bevor eine Neuanschaffung getätigt wird ist zu überprüfen, ob das Alt-Gerät durch ein Softwareupdate an die geltende Rechtslage angepasst werden kann. Ist dies nicht der Fall sollte beim Kauf darauf geachtet werden, dass das Neu-Gerät bereits die mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22.12.2016 geltenden Anforderungen (Stichwort: zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) erfüllt, die ab dem 1.1.2020 verbindlich einzuhalten sind. Alt-Geräte sollten nicht entsorgt, sondern für zukünftige Prüfungshandlungen des Finanzamts aufbewahrt werden.
