No-Show-Kosten bei Betriebsveranstaltungen

Kostenfreie Angebote an Arbeitnehmer verbessern nicht nur das Betriebsklima, sondern auch die Laune beim Finanzamt. Schließlich sind auch Zuwendungen an Mitarbeiter steuerpflichtig. Streitig ist die Berechnung der steuerlichen Bemessungsgrundlage.

Vorteile, die einem Arbeitnehmer aufgrund des Arbeitsverhältnisses zugewendet werden, sind grundsätzlich steuerpflichtig. Neben der privaten Nutzung eines Firmenwagens oder dem kostenlosen Mittagessen in der Kantine begründet auch die Teilnahme an einer betrieblichen Veranstaltung einen geldwerten Vorteil. Für die Berechnung der steuerlichen Bemessungsgrundlage hat der Gesetzgeber einige Vereinfachungsregeln in petto. So beträgt der geldwerte Vorteil aus der privaten Kfz-Nutzung pro Monat 1 Prozent des Bruttolistenpreises. Für die Bewertung der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber muss schon gar nicht mehr gerechnet werden. Laut amtlicher Sachbezugstabelle beträgt der Wert für ein kostenloses Frühstück aktuell 1,83 Euro und für ein Mittag- oder Abendessen 3,47 Euro.

Organisiert der Arbeitgeber hingegen eine betriebliche Veranstaltung mit gesellschaftlichem Charakter, wie zum Beispiel einen Betriebsausflug oder die Weihnachtsfeier, wird die Berechnung ungleich komplizierter. In einem ersten Schritt sind sämtliche Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, die für den äußeren Rahmen der Veranstaltung anfallen, aufzuaddieren. Hierzu gehören neben den personenbezogenen Aufwendungen für Speisen, Getränke, Übernachtung und Eintrittskarten auch die allgemeinen Kosten für Raummiete, Musik, künstlerischer Darbietungen und die arbeitgeberseitig organisierte Anreise zum Veranstaltungsort. Die Selbstkosten des Arbeitgebers, also beispielsweise die Lohnkosten für die arbeitnehmerseitig organisierte Veranstaltungsplanung, sind hingegen nicht miteinzubeziehen.

Für die Berechnung des geldwerten Vorteils je Arbeitnehmer sind die Veranstaltungskosten in einem zweiten Schritt auf die Teilnehmer und deren Begleitungen aufzuteilen. In der Praxis übersteigt die – für die Veranstaltungs- und Kostenplanung maßgebliche – Anzahl der Anmeldungen regelmäßig die Anzahl der Teilnehmer. Entsprechend häufig streitet man sich mit dem Finanzamt über das Schicksal der Kosten, die auf die angemeldeten aber nicht teilnehmenden Personen entfallen. Aus Sicht der Arbeitnehmer dürfen diese sogenannten No-Show-Kosten den geldwerten Vorteil nicht erhöhen, da sie keine zusätzliche Zuwendung begründen. Der Bundesfinanzhof sieht dies offensichtlich anders (Aktenzeichen VI R 31/18). Er hat zum Nachteil der Arbeitnehmer entschieden, dass sämtliche Veranstaltungskosten auf die teilnehmenden Arbeitnehmer zu verteilen sind. Im Ergebnis müssen die teilnehmenden Arbeitnehmer auch die No-Show-Kosten mitversteuern. Die auf die Begleitpersonen entfallenden Kosten werden übrigens den zugehörigen Arbeitnehmern zugeordnet und erhöhen deren geldwerten Vorteil.

Positiv zu sehen ist, dass der Gesetzgeber dem Arbeitnehmer einen Freibetrag zugesteht: Sofern der geldwerte Vorteil je Betriebsveranstaltung und Arbeitnehmer 110 Euro nicht übersteigt, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der den Freibetrag übersteigende Vorteil stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar und unterliegt grundsätzlich der tariflichen Einkommensteuer. Allerdings gilt der Freibetrag nur für Betriebsveranstaltungen, die entweder allen Arbeitnehmern des Betriebs oder einer bestimmten Betriebs- oder Organisationseinheit offenstehen. Insoweit ist es auch möglich, eine steuerbegünstigte Betriebsveranstaltung für alle Pensionäre oder alle Mitarbeiter mit 10-jähriger Firmenzugehörigkeit auszurichten. Eine Veranstaltung, die aber einseitig bestimmte Arbeitnehmer begünstigt, ist hingegen nicht steuerbegünstigt. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr Veranstaltungen teil, kann der Freibetrag frei zugeordnet werden.