Elektronische Aufzeichnungssysteme (insbesondere Kassensysteme, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler) unterliegen strengen Anforderungen, die durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt sind. Nun kommt eine weitere gesetzliche Verpflichtung hinzu: die Meldepflicht der elektronischer Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung.
Was bedeutet die neue Meldepflicht konkret?
Gemäß § 146a Abs. 4 der Abgabenverordnung sind Unternehmer verpflichtet, jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) bei der Finanzverwaltung anzumelden. Die Meldung erfolgt digital über das „Mein ELSTER“ – Portal und betrifft unter anderem folgende Systeme:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme bzw. Registrierkassen
- PC-Kassensysteme mit TSE
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Frist: Wann muss die Meldung erfolgen?
Das Meldeverfahren über „Mein ELSTER“ wurde Anfang 2025 freigeschaltet. Am 31. Juli 2025 endet die von der Finanzverwaltung gesetzte Übergangsfrist. Bis zu diesem Datum müssen sämtliche elektronische Aufzeichnungssysteme, die bereits im Einsatz sind, nachgemeldet werden.
Wichtig: Auch bei einer Außerbetriebnahme oder einem Systemwechsel besteht eine Meldepflicht!
Die Frist zur Abgabe einer Meldung beträgt dabei einen Monat nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems und gilt gleichermaßen auch für Leasing- oder Mietgeräte.
Welche Angaben sind erforderlich?
Im Rahmen der Meldung müssen u.a. folgende Informationen übermittelt werden:
- Allgemeine Daten zum Unternehmen
- Art, Seriennummer und Anzahl der verwendeten Aufzeichnungssysteme
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung
- Datum der Anschaffung
- Datum der Außerbetriebnahme
Welche Konsequenzen drohen bei Versäumnissen?
Eine unterlassene oder verspätete Meldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zudem kann eine fehlende Meldung zu Nachfragen im Rahmen von Betriebsprüfungen führen.
Was sollten Sie jetzt tun?
- Identifizieren Sie die meldepflichtigen Aufzeichnungssysteme, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden.
- Stellen Sie sicher, dass alle Geräte über eine TSE Verfügungen und ordnungsgemäß eingerichtet sind.
- Melden Sie vorhandenen Systeme bis spätestens 31.07.2025 über „Mein ELSTER“.
- Dokumentieren Sie Inbetriebnahmen und Außerbetriebnahmen sorgfältig und stellen Sie sicher, dass auch alle zukünftigen Meldungen fristgereicht abgegeben werden.
Unser Service für Sie
Als Steuerkanzlei unterstützen wir Sie bei allen Schritten rund um die Kassensystem-Meldung. Sprechen Sie uns gerne an.