Aufgepasst – Die eRechnung kommt!

Im Geschäftsverkehr gehört das Ausstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung zu den Basics. Fehlerhafte Rechnungen können nicht nur eine Umsatzsteuerhaftung, sondern auch die Versagung des Vorsteuerabzugs begründen. Ab dem 1.1.2025 gelten neue Spielregeln – es besteht dringender Handlungsbedarf!

Die Umsatzsteuer ist eine der wenigen Steuerarten, die europaweit harmonisiert ist. Sie steht in Deutschland für mehr als ein Viertel der jährlichen Steuereinnahmen, stellt damit eine der Haupteinnahmequellen des Staates dar und betrifft nahezu alle Steuerpflichtigen. Es ist offensichtlich, dass Änderungen im Umsatzsteuerrecht einen großen Einfluss auf die die Staats- und Privatwirtschaft haben und nicht auf die leichte Schulter genommen werden dürfen.
Im aktuellen Umsatzsteuerrecht gilt noch der Grundsatz, dass Rechnungen in Papierform und nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden dürfen. Auch wenn die papierhafte Rechnung zum Alltag gehört, bringt sie Nachteile mit sich. Neben umweltpolitischen Gesichtspunkten passt das gesetzliche Erfordernis eines Papierbelegs nicht mehr in das digitale Zeitalter. Schon heute werden Rechnungen in der Praxis entweder direkt digital erstellt und übermittelt oder zumindest nach Erhalt digitalisiert. Allerdings ist das gängige pdf-Format nicht darauf ausgelegt, maschinell ausgelesen zu werden und bietet kaum einen Vorteil im Vergleich zu einer Papierrechnung. Vielfach übersehen wird, dass trotz Belegdigitalisierung der papierhafte Ursprungsbeleg im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden muss. Nur bei Vorlage einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation kann der digitalisierte den ursprünglichen Beleg vollständig ersetzen. Neben diesen praktischen Gesichtspunkten, die eine digitale Rechnungsverwaltung sinnvoll erschein lassen, hat auch der Fiskus sein berechtigtes Interesse an einer Weiterentwicklung. Schließlich stellen Rechnungen die Grundlage jeder Finanzbuchhaltung und mithin auch verschiedenster Steuerbemessungsgrundlagen dar. Ein vereinheitlichtes digitales Rechnungsformat birgt erhebliches Automatisierungspotential. Das gilt insbesondere auch für Prüfungshandlungen der Finanzbehörden. So soll die Einführung eines neuen Rechnungsformats insbesondere auch Wegbereiter eines europaweiten Meldesystems gegen Umsatzsteuerbetrug sein.
Die Europäische Union hat Deutschland im Sommer 2023 ermächtigt, dass Ausstellen elektronischer Rechnungen nicht mehr von der Zustimmung des Empfängers abhängig zu machen. Deutschland hat den Ball aufgenommen – mit weitreichenden Folgen für Unternehmen aller Größen. Zukünftig sind inländische Unternehmen verpflichtet, für Umsätze an ebenfalls im Inland ansässige Unternehmen eine elektronische Rechnung auszustellen. Ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro brutto sowie Rechnungen an Privatpersonen oder nicht im Inland ansässige Unternehmer. Von besonderer Bedeutung ist, dass die Begrifflichkeit der elektronischen Rechnung zukünftig einer kodifizierten Definition unterliegt. Um es direkt vorweg zu nehmen: die im Mittelstand beliebte pdf-Rechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne der neuen Regelungen. Nur noch Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, gelten als elektronische Rechnungen bzw. als sogenannte eRechnungen. Die Details zum Format sind in der Richtlinie 2014/55/EU25 bzw. der CEN-Norm EN 19631 geregelt.
Damit sich die Praxis auf die neuen Regelungen einstellen kann, sieht der Gesetzgeber Übergangsregelungen vor. Die eRechnung löst die Papierrechnung prinzipiell ab dem 1.1.2025 ab. Bis Ende 2026 können Unternehmen aber anstelle einer eRechnung weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Dabei sei erwähnt, dass für die Verwendung sonstiger elektronischer Rechnungen in anderen Formaten – wie z.B. die pdf-Rechnung – weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig bleibt. Bis Ende 2027 gilt die vorbeschriebene Übergangsregelung für diejenigen Unternehmen fort, deren Umsatz in 2026 den Betrag von 800.000 Euro nicht überschreitet. Spätestens ab 2028 gilt das neue Rechnungsformat sodann flächendeckend für alle Unternehmen.
Allerdings lindern die Übergangsregelungen den akuten Handlungsbedarf nur vordergründig. Schließlich beziehen sich die Übergangsregelungen nur auf den eRechnungs-Ausgang. Der eRechnungs-Eingang muss nämlich bereits ab dem 1.1.2025 gewährleistet sein – und zwar unabhängig von der Unternehmensgröße. Sicherlich wird es zunächst noch viele Unternehmen geben, die anstelle oder zumindest neben der eRechnung noch auf ein tradiertes Rechnungsformat abstellen. Allerdings besteht seitens des Leistungsempfängers kein Rechtsanspruch mehr darauf, eine papierhafte Rechnung zu erhalten. Die Handlungsempfehlung für KMU muss daher lauten, frühzeitig Mittel und Wege zu implementieren, die ab Anfang 2025 die Verarbeitung von eingegangenen eRechnungen zulassen. Mit welcher Software die eRechnung generiert, übermittelt, empfangen und ausgelesen wird, bleibt den Unternehmen überlassen. Zumindest die Finanzverwaltung stellt neben dem Rechnungsformat keiner weiteren Anforderungen.